Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это система юридически значимого обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудниками в электронном виде без использования бумажных носителей, обеспечивающая скорость, прозрачность и защиту каждой кадровой операции. Правила КЭДО закреплены в Трудовом кодексе России с 22 ноября 2021 года. Кадровый электронный документооборот постепенно становится не просто удобным инструментом, а рабочей необходимостью для предприятий всех сфер деятельности.
Для промышленного предприятия Алтайского края практическая ценность КЭДО возникает уже на одной производственной площадке. Рабочие трудятся по сменам, кадровая служба и бухгалтерия – по дневному графику, мастер отвечает за непрерывность участка, а многие сотрудники не имеют постоянного доступа к компьютеру. Из-за этого обычное заявление или документ на ознакомление может долго проходить между участниками процесса.
Направление кадрового электронного документооборота в регионе развивает ГК «1С-Галэкс», которая внедряет сервис «1С:Кабинет сотрудника» уже более 5 лет. Мы подготовили практический разбор для руководителей предприятий: что дает переход на КЭДО, как выбрать систему и на что опираться при внедрении.
Собеседник – Акулова Елена Викторовна, директор ГК «1С-Галэкс», сертифицированный 1С:Специалист.
Елена Викторовна много лет сама занималась внедрением решений на платформе 1С, в том числе на производственных предприятиях, и уже более 23 лет руководит компанией. Будучи экспертом по цифровизации бизнес-процессов, она является членом Комитета ТПП Алтайского края по информационным технологиям, награждена благодарственными письмами Губернатора Алтайского края и Управления информационных технологий и связи Алтайского края.
Почему КЭДО нужен даже заводу
– Елена Викторовна, что такое КЭДО с точки зрения руководителя предприятия?
– Для руководителя, в первую очередь, КЭДО — это инструмент снижения рисков, а во-вторую, реальная возможность оптимизировать кадровые процессы, сделать их более управляемыми. Когда процесс выстроен правильно, он защищает обе стороны — и работодателя, и работника.
Что происходит на практике: в обычной «бумажной» схеме руководитель или кадровый специалист создает и направляет документ на ознакомление и подписание — и всё, он выпадает из процесса. Где он сейчас? В каком статусе? Подписали его или он лежит в стопке? Документ может неделю лежать, потому что у сотрудника был отпуск или просто затеряться среди других бумаг. Руководитель узнает об этом только когда сроки уже горят. И эта неопределенность — она же дорого обходится. Задержали приказ о переводе — ошибка в зарплате. Не ознакомили с локальным актом — потом сотрудник говорит «я не знал», и это ваша проблема.
КЭДО эту неопределенность убирает полностью. Руководитель заходит в систему и видит: у кого документ на согласовании. И это не про тотальный контроль, как многие боятся. Это про то, чтобы процессы на предприятии не тормозились из-за бюрократии.
И еще важный момент — юридическая защита. Скан, отправленный по электронной почте или сохраненный в общей папке, не является фактом ознакомления с документом. Если к вам приходит проверка или возникает спор с сотрудником, при КЭДО у вас есть четкое подтверждение: вот документ, вот дата, вот электронная подпись, вот кто и когда ознакомился. Никто не скажет «я не подписывал» или «меня не ознакомили». Всё зафиксировано и это снимает кучу головной боли.
– Елена Викторовна, исходя из вашего опыта, действительно ли у промышленных предприятий есть ряд особенностей в работе с кадровыми документами?
– Безусловно в работе промышленных предприятий есть свои особенности. Во-первых, это большое количество сотрудников. Чем больше штат, тем выше объем заявлений, приказов, уведомлений, согласований отпусков, командировок, смен графиков и других документов.
Во-вторых, это сменный режим работы. Не все сотрудники находятся на рабочем месте одновременно, а значит, бумажные процессы растягиваются и зависят от графика смен.
– В материалах о КЭДО часто встречается аргумент о филиалах и удаленных площадках. Насколько он важен для заводов Алтайского края?
– Филиальная сеть усиливает эффект, но для предприятий края я бы не ставила ее на первое место. Завод может находиться по одному адресу, а кадровый процесс все равно остается сложным.
Цех работает в две или три смены. Кадровая служба находится на предприятии днем. Мастер не всегда может покинуть участок ради подписи. Руководитель подразделения, кадровик и специалист по расчету заработной платы подключаются к документу в разное время.
Задержка появляется из-за несовпадения рабочих графиков и последовательной передачи бумаги. Электронный маршрут снимает зависимость от одновременного присутствия всех участников.
Поэтому для промышленного предприятия точнее говорить о временной и организационной разобщенности, а не о географии.
– Какие признаки показывают, что предприятию стоит рассмотреть КЭДО?
– Первый признак – большой объем повторяющихся операций. Это заявления на отпуск, запросы справок, изменение персональных данных, ознакомление с документами, выдача расчетных листков.
Второй – ручной контроль подписей. Кадровику приходится вести таблицу, обзванивать подразделения и выяснять, кто получил документ, кто подписал и где находится бумажный экземпляр.
Третий – повторный ввод информации. Сотрудник пишет заявление, затем кадровик переносит данные в учетную программу. Каждая такая операция создает риск опечатки или расхождения.
Четвертый – регулярные посещения кадровой службы по типовым вопросам. Работник тратит время, мастер согласует его отсутствие на участке, кадровик ищет нужный документ.
Пятый – ситуации, когда от даты ознакомления или подписания зависят начисления, отпуск, перевод, изменение условий труда или доказательства работодателя при споре.
КЭДО дает результат там, где предприятие понимает, какой из этих процессов оно собирается изменить.
Как выбрать систему КЭДО
– Елена Викторовна, на что бы вы посоветовали обратить внимание при выборе системы КЭДО? Рынок предлагает разнообразные решения.
– Система КЭДО — это не только про красивую картинку, но и про то, как она встанет в ваши реальные процессы. Поэтому давайте по пунктам, что реально важно.
Первое — единая экосистема. Если предприятие уже использует определенную систему для бухгалтерского, кадрового и управленческого учета, например 1С, внедрение КЭДО не должно создавать новый разрозненный контур. В этом случае не нужно тратить дополнительные средства на интеграцию между системами, обучение пользователей. Это снижает совокупную стоимость внедрения и упрощает техническую поддержку.
Второе — отсутствие дублирования данных. Это прямо вытекает из первого. Когда КЭДО связан с вашей учетной системой, данные не дублируются. Вы не вбиваете одно и то же дважды, не боитесь, что где-то расхождение. Если данные живут в двух местах, ошибки неизбежны.
Также система должна поддерживать электронную подпись, соответствовать требованиям к кадровым документам. Это не обсуждается. Если система не дает юридической силы документам — она бесполезна. Проверьте, какие виды подписи она поддерживает, сколько по времени хранит документы, соответствует ли требованиям трудового законодательства.
Далее — масштабируемость. Вы не знаете, каким будет ваше предприятие через пять лет. Может, откроете новый цех. Система должна расти вместе с вами. Ищите решение, которое потянет и маленькое производство, и крупный холдинг.
Пятое — маршруты согласования. На каждом предприятии свои внутренние процессы. Где-то один человек подписывает, где-то цепочка из пяти. Где-то сначала начальник цеха, потом кадровик, потом директор. Система должна позволять гибко настраивать эти маршруты под вас, а не заставлять вас подстраиваться под систему.
Шестое — архив. Кадровые документы хранятся десятилетиями, до 75 лет. Система должна обеспечить сохранность этого архива. И самое важное: если через несколько лет вы решите сменить систему, доступ к старым документам не должен пропасть. Вы должны иметь возможность выгрузить архив и читать его без ограничений. Иначе вы потеряете всё, что накопили.
Седьмое — локальная или облачная версия. Здесь нет универсального ответа. Для кого-то облако удобно — не надо держать серверы, доступ из любой точки. Но есть предприятия, где требования безопасности жесткие, и им нужна локальная версия — всё на своих серверах, под своим контролем. Поэтому система должна предлагать оба варианта или хотя бы выбирать под ваши задачи.
Восьмое — мобильное приложение. Для промышленности это критично. Потому что ваши сотрудники — не офисные работники. Они у станков, в цехах, на складах. У них нет компьютера под рукой. Им нужен простой и понятный интерфейс на телефоне или планшете. Чтобы открыл, нажал, подписал — и всё.
Не менее важное — электронная подпись. Это, знаете, отдельная большая тема. Здесь системы делятся на два типа. В одних вы покупаете подпись отдельно — за каждое рабочее место, за каждого сотрудника. И это становится огромной статьей расходов, особенно на крупных предприятиях. В других системах выпуск и использование подписи входит в стоимость. Разница колоссальная, особенно когда у вас сотни сотрудников.
Как организовать переход на КЭДО для работников
– Как Вы сказали, большая часть заводских работников не сидит за компьютером. Как они будут пользоваться системой?
– Личный смартфон не должен становиться единственным способом доступа. У предприятия есть несколько вариантов: мобильное приложение, веб-кабинет, выделенное рабочее место общего доступа с индивидуальной авторизацией.
– Тогда с чего начать внедрение КЭДО?
Переход на КЭДО лучше начинать поэтапно. Сначала стоит определить, какие документы создают наибольшую нагрузку и какие процессы проще всего перевести в электронный формат без риска для работы предприятия. Затем нужно описать маршруты согласования, определить ответственных и провести обучение сотрудников.
На этом этапе важно также заранее выбрать систему КЭДО: изучить ее функциональные возможности, оценить соответствие требованиям предприятия, сопоставить стоимость с ожидаемым эффектом и отдельно продумать выбор партнера по внедрению, который поможет адаптировать решение под реальные процессы предприятия.
Хорошая практика — запускать не все сразу, а с ограниченного набора документов и подразделений. Это позволяет протестировать процесс, увидеть слабые места и постепенно расширять применение системы.
– Как снизить сопротивление работников?
–Это, наверное, самый частый вопрос. Сопротивление есть практически всегда, и это нормально. Люди не любят менять привычки, особенно те, которые складывались годами. Но я скажу так: сопротивление можно и нужно снижать. У нас есть несколько рабочих способов, которые реально помогают.
Важно объяснять зачем это сотрудникам. Не «мы внедряем новую систему», а «вам больше не надо будет бегать в отдел кадров, стоять в очереди, искать, где подписать документы». Покажите выгоду для сотрудника, а не для компании. Ему неинтересно, что вы снижаете риски или экономите время кадровиков. Ему интересно, что он сможет подать заявление на отпуск, не вставая из-за станка. Что отпуск согласуют быстрее. Что документы не потеряются и ему не придется переписывать заявление. Когда человек видит личную выгоду, сопротивление падает.
Не бросайте сотрудников на старте. Первое время обязательно нужна поддержка. Кто-то будет путаться, кто-то не поймет, как зайти, кто-то случайно нажмет не ту кнопку. И если человеку не помочь, он разозлится, поэтому мы настаиваем, чтобы в первый месяц-два был человек, который помогает, консультирует, разбирает ошибки. Это может быть назначенный ответственный внутри компании. Главное — чтобы сотрудник знал, куда обратиться с вопросом, и получал быструю помощь.
И, конечно, личный пример руководства. Когда директор и руководители среднего звена, показывают удобство КЭДО на своем примере, сопротивление тает на глазах.
Знаете, что интересно? По нашей практике, через 3–4 месяца после внедрения те, кто сопротивлялся громче всех, становятся главными защитниками системы. Они привыкают, видят, как это упрощает жизнь, и уже не хотят возвращаться к бумаге.
Как оценить эффект от внедрения КЭДО
– Какую экономию можно обещать руководителю предприятия?
– Универсального процента экономии нет. Результат зависит от численности, количества документов, сложности маршрутов, состояния учетных систем и фактической активности сотрудников. На своем примере, мы можем утверждать, что снижение затрат после внедрения КЭДО составило 65%, при этом мы смогли высвободить до 200 рабочих часов за год, которые ранее занимали рутинные задачи.
Что мы точно можно обещать, так это снижение рисков: потери документов, нарушения сроков согласования, ошибок при ручной обработке, трудовых споров. Когда процесс переведен в электронный вид и работает в единой системе, у руководителя появляется прозрачность, а у кадровой службы — контроль над каждым этапом.
Какую роль в проекте играет ГК «1С-Галэкс»
– Что представляет собой система КЭДО «1С:Кабинет сотрудника»?
– Это система для организации кадрового электронного документооборота прямо в экосистеме 1С. Никаких новых интерфейсов, никакого двойного ввода данных. Специалисты кадровой службы создают документ в 1С, нажимают кнопку «Отправить в Кабинет сотрудника» — и всё, сотрудник получает его в свой личный кабинет и заходит через мобильное приложение или браузер. Открыл — увидел, что ему пришел документ, прочитал, нажал «Ознакомлен», поставил подпись. Или подал заявление — оно сразу ушло в отдел кадров и на согласование руководителю. Всё просто и интуитивно понятно.
ГК «1С-Галэкс» закрывает весь цикл внедрения КЭДО. Мы проводим демонстрацию сервиса — показываем, как он работает, на реальных примерах, отвечаем на вопросы. Настраиваем систему под ваши бизнес-процессы: маршруты согласования, шаблоны документов, права доступа, интеграцию с вашей учетной системой. Проводим обучение и направляем подробные инструкции, памятки. И сопровождаем на всех этапах — от пилотного запуска до полного масштабирования. Если в процессе возникают вопросы или сложности, мы здесь, помогаем, консультируем, дорабатываем.
Ну и плюс мы сами внутри компании используем КЭДО уже несколько лет. Поэтому мы не продаем что-то абстрактное, а предлагаем то, что работает у нас самих. И это, кстати, дает нам уникальную возможность — мы знаем все нюансы не по книжкам, а по своему опыту. Где могут возникнуть сложности, как лучше объяснить сотрудникам, как настроить маршруты, чтобы процесс шел без сбоев.
– Какой главный вывод для руководителя предприятия о КЭДО?
– Главный вывод простой: КЭДО — это не модная цифровая новинка, а рабочий инструмент, который помогает снизить риски, ускорить кадровые процессы и сделать управление более прозрачным.
Так что мой главный совет: не ждите, пока проблема возникнет сама. Внедряйте КЭДО как инструмент профилактики, а не как лекарство от уже случившейся болезни. Проанализируйте свои процессы, посчитайте, сколько времени и денег вы теряете на бумажной бюрократии, и примите решение.
